POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ de la SOFCOK (RGPD)
1.RESPONSABLE DU TRAITEMENT
La présente politique de confidentialité règle le traitement des données à caractère personnel par l’ASBL SOFCOK, responsable du traitement, dont le siège social est situé à Rue Florikosse, 18 à 4802 Heusy, dont le numéro d’entreprise est le 0441.272.794 et qui a désigné Isabelle Lemarchand comme personne de contact pour le traitement des données (info@sofcok.com).
Cette politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des services que nous fournissons et des activités que nous exerçons.
En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement en avoir pris connaissance, en comprendre intégralement le contenu et en accepter intégralement les termes. Vous acceptez plus particulièrement que l’ASBL SOFCOK via son site internet www.sofcok.com les traite (soit les collecte, les conserve ou les utilise) aux fins précisées ci-dessous.
2.CATÉGORIES DE DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL
Le règlement général sur la protection des données définit le terme « données à caractère personnel » comme suit : « Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (ci-après dénommée « personne concernée »).
Est réputée être une « personne physique identifiable », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Dans la cadre de ses activités, l’ASBL SOFCOK peut être amenée à collecter des données personnelles nominatives de ses clients, de ses fournisseurs, de ses sous-traitants (et de leurs éventuels sous-traitants), de ses prospects, de sociétés / personnes faisant partie de son réseau professionnel ainsi que, de manière respective, de leurs commettants, leur personnel, leurs collaborateurs, leurs préposés et toute autre personne de contact utile.
Ces données personnelles peuvent être, entre autres des données nominatives tels que l’état civil, les nom et prénoms, les numéros de téléphone, les adresses ou du sièges social, des adresses email,…, ainsi que tout renseignement communiqué spontanément par la personne concernée.
Le site internet de l’ASBL SOFCOK utilise des cookies (cf. politique « cookies »).
3.MANIÈRE DONT LES DONNÉES SONT RÉCOLTÉES ET CONSERVÉES ?
Les données personnelles sont récoltées de la manière suivante :
- Par l’encodage des données par les personnes concernées, dans formulaires figurant sur le site internet https://www.sofcok.com ;
- Par l’envoi des données, par les personnes concernées, lors d’échange (par internet, par mail ou courrier).
Les données communiquées via le site internet https://www.sofcok.com sont conservées sur le serveur de l’hébergeur, produit par ESI-INFORMATIQUE.COM et IMUST.BE en Belgique).
Les données communiquées autrement que via le site internet sont stockées sur le serveur local sécurisé l’ASBL SOFCOK, accessible uniquement au conseil d’administration de l’ASBL SOFCOK ainsi qu’au personnel de la société de maintenance informatique ESI-INFORMATIQUE.COM et IMUST.BE, par un mot de passe secret, sécurisé.
4. FINALITÉS DES TRAITEMENTS
Ces données sont récoltées par l’ASBL SOFCOK afin de lui permettre de fournir le service confié par le contrat / accord conclu avec le client mais également en vue de la gestion de sa clientèle, de l’établissement des factures et leur recouvrement et afin de remplir ses obligations légales, comptables et règlementaires mais également, moyennant l’accord des personnes concernées, via les newsletters, pour envoyer des promotions, des offres, des nouveautés pour l’entreprise, changement de tarifs de prix, des fermetures, les vœux de fin d’année…
5. BASES JURIDIQUE DES TRAITEMENTS
Les bases juridiques des traitements sont l’exécution d’un contrat, le consentement de la personne concernée (le cas échéant) ainsi que le respect d’obligations légales / réglementaires et/ou l’intérêt légitime de l’ASBL SOFCOK.
6. DESTINATAIRES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
L’ASBL SOFCOK conservera et traitera elle-même les données récoltées en vue de lui permettre de réaliser les finalités des traitements.
Toutefois, dans la cadre de ces finalités, il est possible que des données personnelles soient communiquées à des autorités publiques, comptables, réviseurs, avocats, comptables, sociétés de recouvrement, prestataires de services informatiques, sous-traitants ou sociétés collaboratrices avec l’ASBL SOFCOK.
Il est possible que ces entités se trouvent en dehors de l’Espace Economique Européen (« EEE »). Toutefois, dans ce cas, les données à caractère personnel ne seront transmises qu’aux pays tiers disposant d’un niveau adéquat de protection.
Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront aussi être transmises à d’autres parties tierces dans le cadre, par exemple, d’une réorganisation de l’ASBL SOFCPK, en cas de transfert d’activité, liquidation ou faillite, en raison d’une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière.
Toutefois, l’ASBL SOFCOK veille à ce que ces personnes / entreprises / entités aient un accès le plus limité possible à ces données personnelles et ne les traite que de manière strictement nécessaire.
7. DURÉE DU TRAITEMENT
L’ASBL SOFCOK conserve les données à caractère personnel qui lui sont confiées pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement.
Pour déterminer la durée appropriée, il est tenu compte de la nature et la sensibilité des données personnelles et les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Il est également tenu compte de la nécessité de se conformer à ses obligations légales et règlementaires.
8. MESURES DE SÉCURITÉ
L’ASBL SOFCOK a mis en place des mesures de sécurité appropriées sur le plan technique et organisationnel afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé par des tiers ou la notification par erreur à des tiers des données à caractère personnel collectées, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.
Ainsi, l’ASBL SOFCOK a, entre autres, prévu ce qui suit :
- Utilisation de mots de passe sécurisés pour ses travailleurs et dirigeants ;
- Insertion dans les contrats de partenariat de clauses prévoyant la confidentialité des données (ex : partenariat avec le CHR Verviers) ;
- Actualisation régulière des PC avec des patches de sécurité et des antivirus à jour ;
9.DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES
9.1 Droit d’accès, de modification, de suppression et de limitation
Vous avez le droit de demander à l’ASBL SOFCOK d’accéder à vos données et d’en demander la rectification.
Conformément aux conditions légales et prévues par le RGPD, vous pouvez également demander leur suppression ou leur limitation.
Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communication ou de demande de suppression des données à caractère personnel, l’ASBL SOFCOK peut être dans l’impossibilité de fournir certains services.
9.2 Droit d’opposition
Vous disposez d’un droit d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs impérieux et légitimes.
En outre, vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Le cas échéant, vous ne devez même pas invoquer de motif.
9.3 Droit de libre transfert des données
Vous disposez du droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à l’ASBL SOFCOK dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de transmettre ces données à d’autres responsables du traitement.
9.4 Droit de retrait du consentement
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
9.5 Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en contactant l’ASBL SOFCOK à cette fin par e-mail à l’adresse info@sofcok.com ou par courrier à l’adresse rue Florikosse, 18 à 4802 Heusy, moyennant l’ajout en annexe d’une copie recto-verso de votre carte d’identité.
9.6 Décisions automatisées et profilage
Le traitement de vos données à caractère personnel ne comprend aucun profilage et ne fera pas l’objet de décisions automatisées par l’ASBL SOFCOK.
9.7 Droit à l’introduction d’une plainte
Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données : Autorité de protection des données, rue de la presse 35, 1000 Bruxelles, Tél +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : contact@apd-gba.be, sans préjudice de tout recours devant un tribunal civil.
10. MODIFICATIONS
La présente politique de protection des données peut faire l’objet de modifications. Nous vous recommandons de consulter régulièrement la politique de confidentialité des données, consultable via le site internet « https://www.sofcok.com », pour prendre connaissance des éventuelles modifications.
